Cómo funciona la custodia, en la práctica

Empezamos por el inventario. Vamos a tu oficina, montamos las cajas normalizadas, y cada una recibe un código de barras y una descripción del contenido al nivel que tú decidas: por caja, por carpeta o por expediente. Cuanto más fino sea el inventario, más rápido se localiza luego una consulta, y más cuesta el alta; nosotros te decimos dónde está el punto razonable según el tipo de documentación.

A partir de ahí el archivo vive en nuestro depósito. Cuando necesitas algo, lo pides y te lo llevamos: la caja completa, o solo el expediente si el inventario llega a ese nivel. Cada movimiento queda registrado con fecha, hora y persona que lo solicita, que es exactamente lo que te van a pedir si algún día hay una auditoría.

Protección de datos: lo que la ley te exige

Si en esas cajas hay nóminas, historiales clínicos, expedientes de clientes o cualquier dato personal, la custodia deja de ser una cuestión de espacio y pasa a ser una obligación. El Reglamento europeo te hace responsable del tratamiento aunque el archivo esté fuera de tu local, así que hace falta un contrato de encargado de tratamiento entre tu empresa y nosotros. Lo firmamos siempre, junto con el compromiso de confidencialidad del personal que manipula las cajas.

Cuánto tiempo hay que guardar cada cosa

Es la pregunta que más se repite y no tiene una única respuesta. La documentación mercantil y contable, seis años desde el último asiento. Las facturas y los libros a efectos fiscales, cuatro años de prescripción que se reabren con cualquier comprobación. Los expedientes laborales y los partes de cotización, cuatro años. Las escrituras y los títulos de propiedad, indefinidamente. Los historiales clínicos tienen su propia norma. Nosotros no somos asesores, pero marcamos en el inventario la fecha de caducidad que nos indiques para avisarte cuando llegue.

Destrucción certificada al final del plazo

Cuando el plazo vence, tirar las cajas al contenedor no es una opción legal. La documentación con datos personales debe destruirse de forma que no sea reconstruible, y de esa destrucción tiene que quedar constancia. Retiramos las cajas, se destruyen con nivel de seguridad acorde al tipo de dato y te entregamos el certificado. Ese papel es el que te salva en una inspección.

Despachos, clínicas y gestorías

En Bizkaia trabajamos sobre todo con tres perfiles. Despachos de abogados y procuradores, que tienen expedientes vivos y expedientes cerrados y necesitan poder recuperar los cerrados con rapidez. Clínicas y consultas, con historiales sujetos a plazos propios y a un nivel de confidencialidad alto. Y gestorías y asesorías, que acumulan la contabilidad de decenas de clientes y son las que más metros necesitan. Para cada perfil el nivel de inventario recomendable es distinto.

Digitalización: qué merece la pena y qué no

No todo el archivo hay que escanearlo. Lo que se consulta a menudo, sí; lo que se guarda por obligación y no se abre nunca, no compensa. Podemos digitalizar bajo demanda: pides un expediente y te lo mandamos escaneado el mismo día sin mover la caja. Para que el documento escaneado tenga validez y puedas destruir el papel hace falta digitalización certificada con los requisitos que fija la Agencia Tributaria, y eso es un proceso distinto y más caro; te decimos cuándo tiene sentido.

Recogida en toda la provincia

Recogemos el archivo en Bilbao y en toda Bizkaia, y también en los parques empresariales de Zamudio, Erandio, Ansio o Boroa, donde hay muchas empresas con archivo acumulado en la planta alta de la nave. Si el traslado del archivo coincide con una mudanza de oficina, se hace en el mismo servicio y sale más barato: es el mismo camión y el mismo equipo.